Apa Itu Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis serta Fungsinya

Manajemen perkantoran dan layanan bisnis mengacu pada proses pengelolaan kegiatan, keuangan, tenaga kerja dan segala sesuatu dalam suatu organisasi bisnis untuk meningkatkan efisiensi serta produktivitas. Dalam mencapainya, apa saja fungsi yang harus dilakukan oleh manajer kantor?

Apa Itu Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis?

Manajemen perkantoran dan layanan bisnis merupakan teknik perencanaan, pengorganisasian, koordinasi dan pengendalian kegiatan untuk mencapai tujuan bisnis. Dengan menerapkannya, kinerja seluruh bisnis akan berjalan lebih efisien dan efektif.

Tak heran jika manajer perkantoran dan layanan bisnis menjadi salah satu posisi terpenting dalam perusahaan. Itu karena departemen ini bertugas mengurus administrasi umum, menciptakan proses yang mendorong efektivitas, membimbing dan memotivasi personel, dan mengkoordinasikan komunikasi antar departemen.

Departemen ini terkadang disebut sebagai administrator kantor, yang memiliki banyak tanggung jawab, mulai dari fungsi perencanaan, peran administrasi, prosedur pengelolaan dan alur kerja, dan banyak lagi. Itu semua demi menciptakan lingkungan kerja yang terfokus untuk mencapai tujuan bisnis.

Fungsi Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis

Sebagaimana telah disinggung pada pon sebelumnya, ada beberapa fungsi manajemen perkantoran dan layanan bisnis dalam perusahaan. Di antaranya:

1. Fungsi Perencanaan

Dalam menjalankan fungsi ini, seorang manajer perkantoran bertanggung jawab untuk mengenali tujuan jangka pendek dan panjang dari bisnis masing-masing. Setelah itu, barulah Anda kemudian dapat merencanakan pendekatan Anda untuk mencapai tujuan tersebut.

Perencanaan terperinci dan meeting organization bisa menjadi langkah pertama yang dilakukan untuk menuju operasi yang efisien dan memfasilitasi kontrol.

2. Pengorganisasian Sumber Daya

Sumber daya perusahaan yang terorganisir dengan baik akan mempermudah perusahaan untuk mencapai tujuan yang sudah direncanakan. Nah, sumber daya ini termasuk bahan, personel, dan dukungan keuangan.

Setelah fungsi perencanaan di atas, tahap selanjutnya yang harus dilakukan oleh manajer perkantoran adalah pendelegasian tugas, seperti mengidentifikasi bahan mana yang diperlukan dan menugaskan bahan tersebut kepada personel yang dipilih.

Manajer perkantoran yang melakukan fungsi ini secara konsisten akan mampu mengkoordinasikan tugas guna menjaga sumber daya ini agar bergerak menuju tujuan yang direncanakan.

3. Fungsi Kepegawaian

Fungsi lain dari departemen manajemen perkantoran dan layanan bisnis adalah kepegawaian. Manajer perkantoran harus menjalankan, memimpin, atau berkoordinasi dengan sumber daya manusia pada semua hal perekrutan staf, pelatihan, kompensasi, hingga promosi pegawai.

4. Fungsi Komunikasi

Terjalinnya komunikasi yang efektif merupakan salah satu faktor kunci dalam manajemen kantor. Jika seorang manajer kantor tidak dapat dengan tepat mendikte kebutuhan perusahaan kepada karyawannya, maka efisiensi yang optimal tidak akan mungkin terjadi.

5. Bekerja dengan Teknologi

Dewasa ini, seorang manajer kantor cukup banyak menggunakan teknologi dalam melakukan pekerjaannya. Di antaranya menggunakan software untuk menjalankan peran mereka sehari-hari dan juga membantu mengelola software untuk karyawan.

Manajer kantor juga bekerja sama dengan departemen TI untuk memastikan bahwa semua fungsinya berjalan dengan lancar. Maka dari itu, pelatihan tentang teknologi konferensi video dan koneksi Wifi untuk karyawan dan tamu juga menjadi tanggung jawab manajer kantor.

Dan tugas perusahaan adalah menyediakan software yang tepat dan paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

6. Motivasi

Fungsi lain dari departemen manajemen kantor dan layanan bisnis adalah memotivasi, baik itu motivasi diri maupun motivasi eksternal. Ketika karyawan memiliki motivasi diri, pekerjaan manajer kantor menjadi lebih mudah.

Tetapi jika tidak, di situlah tugas manajemen kantor harus menjalankan fungsinya untuk memotivasi secara eksternal. Motivasi ini harus memenuhi kebutuhan karyawan sekaligus kompetitif, produktif, dan komprehensif, baik itu moneter maupun non moneter. Misalnya saja dalam pemberian gaji, komisi, pujian, dan persaingan sehat.

Ketika motivasi eksternal terpenuhi, maka pegawai kantor akan memiliki semangat kerja yang tinggi dan berpotensi untuk meningkatkan kinerja dan produktivitas mereka.

Itulah penjelasan tentang apa itu manajemen perkantoran dan layanan bisnis beserta fungsi-fungsinya. Dari uraian di atas, dapat kita simpulkan bahwa setiap bisnis yang berkembang atau mapan dipengaruhi oleh cara infrastruktur dan kantornya dikelola.

Manajemen kantor yang buruk menyebabkan inefisiensi di tempat kerja, sehingga menghambat efisiensi bisnis secara keseluruhan. Sebaliknya, manajemen kantor yang baik memainkan peran penting dalam mengembangkan efisiensi dalam ruang kantor dan meningkatkan produktivitas organisasi secara keseluruhan.