Penerapan Sistem Manajemen Industri Farmasi

Farmasi merupakan industri yang lebih dari sekadar tempat untuk mendapatkan resep obat. Pasalnya, di industri ini pasien memperlakukan apoteker sebagai konsultan, yakni seseorang yang membantu mereka memilih obat yang dijual bebas serta lebih memahami dosis dan instruksi resep obat dari dokter.

Dan industri healthcare saat ini sedang mengalami banyak upgrade dan transformasi, tak terkecuali dalam manajemen industri farmasi yang kini mengusung teknologi software manajemen. Software ini dirancang untuk membantu para apoteker meningkatkan operasional apotek, meningkatkan pelayanan kesehatan, melacak data pasien serta informasi penagihan.

Ranah Manajemen Industri Farmasi

Manajemen industri farmasi mencakup berbagai aspek, seperti keuangan, staf, pemasaran, penjualan, dan customer service.

1. Staf

Salah satu peran inti dari manajemen industri farmasi adalah untuk mengawasi staf apotek dan mengelola orang-orang untuk menjaga hubungan kerja yang positif. Ada beberapa jenis staf kefarmasian, antara lain apoteker, asisten apoteker, dan teknisi kefarmasian.

Masing-masing peran ini sangat vital dalam industri farmasi sehingga harus dikomunikasikan dengan baik oleh manajer. Misalnya, merupakan persyaratan hukum bahwa selalu ada setidaknya satu apoteker berlisensi di setiap toko obat atau apotek. Oleh karena itu, manajemen apotek harus memastikan bahwa persyaratan ini harus terpenuhi.

2. Keuangan

Dalam manajemen industri farmasi juga perlu pengelolaan keuangan. Manajemen ini mencakup:

Akun
Pembayaran kepada pemasok
Pembayaran asuransi
Gaji dan upah
Laporan harian

Selain itu, arus kas juga dicatat setiap hari, laporan laba rugi dari semua pembayaran juga harus dicatat secara teratur, biasanya mingguan atau bulanan. Ini akan tergantung pada ukuran dan struktur manajemen apotek.

3. Persediaan Obat

Manajemen dalam industri farmasi juga harus meliputi pengawasan stok barang farmasi dan barang lain untuk dijual di apotek. Ini sangat penting agar persediaan untuk obat resep dan barang-barang lainnya bisa memenuhi permintaan.

Sebagian besar pemasok farmasi melakukan dua pengiriman setiap hari, sehingga penggantian dapat dipesan dan diterima dengan cepat saat persediaan hampir habis.

4. Penjualan dan Pemasaran

Manajemen apotek harus mempertimbangkan strategi penjualan dan pemasaran untuk mempertahankan pelanggan tetap dan pendapatan positif. Di apotek yang beroperasi di bawah rantai utama, badan perusahaan pusat biasanya memutuskan periode promosi dan pedoman yang akan dilakukan di setiap apotek.

Untuk apotek independen, manajer apotek sering kali bertanggung jawab untuk membuat kampanye penjualan dan pemasaran tanpa bimbingan eksternal. Mereka biasanya memiliki pengetahuan terbaik tentang stok apotek dan item mana yang perlu didorong untuk menjual dan mempertahankan siklus stok.

Cara Meningkatkan Kualitas Manajemen Industri Farmasi

Berbagai peran dan tanggung jawab tercakup dalam manajemen industri farmasi. Mungkin sulit bagi satu orang untuk mengawasi semua area di atas, terutama di apotek berskala besar. Dan dalam kasus seperti itu, tim manajemen apotek mungkin perlu menerapkan sistem manajemen apotek menggunakan software atau aplikasi khusus.

Dengan begitu, proses mengelola, memelihara dan menjalankan apotek jadi lebih mudah dan terstruktur. Selain itu, penggunaan software manajemen apotek memudahkan manajer untuk berkomunikasi dengan staf, menyediakan layanan pelanggan,memastikan kepatuhan terhadap peraturan, serta mengotomatiskan perhitungan keluar masuk obat.

Pada dasarnya, jauh lebih mudah untuk meninggalkan proses manual dan berpartisipasi dalam perawatan pasien, sambil terus berkembang sebagai bisnis dan tetap kompetitif di pasar yang berkembang.

Namun dalam penerapannya, semua staf kefarmasian juga harus memiliki pemahaman yang baik tentang analitik dan metrik yang menunjukkan kinerja apotek, dan faktor mana yang memengaruhi hal ini. Selain itu, manajer apotek harus memahami konsep penjualan dan pemasaran untuk memastikan ada profitabilitas apotek.

Mengapa Software Manajemen Industri Farmasi Itu Penting?

Software manajemen apotek adalah semua jenis sistem yang digunakan di apotek untuk membantu mengotomatiskan alur kerja apotek. Hal ini mencakup tugas-tugas seperti meninjau resep dokter dan menyiapkan obat-obatan, mengendalikan inventaris dan membuat pesanan obat, menangani penagihan dan asuransi, memberikan konsultasi, mengidentifikasi ketidaksesuaian, dan banyak lagi.

Dan semua ini harus dijalankan sambil mengikuti protokol dan kepatuhan hukum. Semua tugas tersebut merupakan fungsi tradisional yang dapat diotomatisasi menggunakan software manajemen apotek.

Sistem ini menyediakan lebih banyak fitur yang dapat memberikan apotek keunggulan kompetitif dengan memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik dan menarik pasien dengan layanan yang lebih personal dan menarik. Jadi, mari kita lihat apa saja manfaat utama yang akan Anda dapatkan dengan menerapkan sistem manajemen apotek.

1. Meningkatkan Efisiensi Apoteker

Apoteker menghabiskan sebagian besar jam kerjanya untuk meracik obat. Tugas ini membutuhkan banyak konsentrasi, verifikasi, pemeriksaan interaksi obat, belum lagi memahami tulisan tangan dokter. Bia dilakukan secara manual, maka pasti akan membuat apoteker kewalahan.

Namun dengan software manajemen industri farmasi, resep dapat dengan mudah ditangani, sehingga apoteker punya lebih banyak waktu untuk berinteraksi dengan pasien. Inilah yang membawa Anda ke manfaat berikutnya.

2. Meningkatkan Kualitas Pelayanan Kesehatan

Bagi sebagian besar pasien yang pergi ke apotek pasti akan lebih senang jika dapat sekalian berkonsultasi perihal obat-obatan mereka. Selain menghabiskan lebih banyak waktu dengan pelanggan secara langsung, apoteker dapat berkomunikasi dengan mereka secara online di portal pasien.

Dan dengan menyiapkan koneksi ke Electronic Medical Record (EMR) rumah sakit, apoteker dapat mengakses riwayat pengobatan pasien untuk membuat rekomendasi yang lebih baik.

4. Mencegah Penipuan Obat

Apotek memainkan peran penting dalam membantu mengelola distribusi zat atau obat-obatan berbahaya dengan memasukkan semua informasi resep dalam database Program Pemantauan Obat Resep dan memeriksanya saat mengeluarkan obat. Nah, Anda bisa meringkas pekerjaan ini dengan software manajemen apotek.

Dengan sistem manajemen apotek yang terintegrasi dengan portal PDMP memungkinkan Anda mengurangi waktu dan upaya pencatatan hanya dengan beberapa klik karena informasi secara otomatis ditambahkan ke riwayat pasien.

Jenis-Jenis Sistem Manajemen Industri Farmasi

Ada berbagai jenis sistem komputer yang digunakan oleh apoteker. Di antaranya:

Ordering system berbasis web. Sistem ini seringkali disediakan oleh grosir obat, karena sistem ini memungkinkan apoteker untuk memesan obat di situs grosir.

Inventory system perpetual. Penggunaan sistem perpetual (digital atau tidak) membantu staf kefarmasian dalam tugas pencatatan jumlah obat secara terus-menerus saat resep diisi dan dibagikan. Dengan cara ini, obat secara otomatis dihapus dari inventaris dan Anda selalu memiliki informasi stok yang diperbarui.

Sistem pengeluaran otomatis. Ini adalah sistem manajemen industri farmasi yang secara otomatis menghitung keluar masuknya obat-obat di apotek. Beberapa sistem yang kompleks bahkan mencetak label menerapkannya ke botol.

Kesimpulan

Dari uraian di atas dapat Anda simpulkan bahwa manajemen industri farmasi sangat penting diotomatisasi untuk meningkatkan akurasi pemberian obat, memastikan ketersediaan obat, serta meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan. Salah satu upaya yang bisa dilakukan adalah dengan menggunakan software manajemen apotek.