Apakah Anda kerepotan dan menghabiskan terlalu banyak anggaran untuk perlengkapan kantor sehari-hari? Semua persediaan seperti, tinta dan toner, pena, pensil, kertas, perlengkapan laminating, dan peralatan lain yang dibutuhkan kantor tentu perlu uang dan waktu untuk mengelolanya. Terdapat trik untuk Mengelola Inventaris Kantor yang efisien.
Maka dari itu, diperlukan manajemen persediaan kantor yang baik untuk membantu Anda melacak volume dan efisiensi konsumsi. Melalui pengelolaan inventaris yang baik, Anda bisa mengetahui berapa banyak yang Anda gunakan dalam inventaris Anda dan seberapa sering item perlu diisi ulang.
Dengan begitu, Anda dapat memperkirakan dengan lebih baik berapa banyak anggaran yang harus dialokasikan. Untuk memulai, berikut adalah beberapa tip untuk mengelola inventaris peralatan kantor Anda.
4 Tips Mengelola Inventaris Kantor
Dalam akuntansi, inventaris kantor merupakan segala bentuk aktivitas untuk mendapatkan data yang dibutuhkan mengenai persediaan yang dimiliki maupun dikelola. Jika dikelola dengan baik, maka Anda akan dengan mudah memantau dan mengendalikan setiap aset atau barang yang Anda miliki.
1. Batasi Akses ke Persediaan
Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah membatasi akses ke lemari persediaan. Oleh sebab itu, sebisa mungkin jangan menempatkan ruang persediaan di lokasi yang terbuka karena memungkinkan karyawan untuk mengambil persediaan kapan pun. Ini adalah cara yang tidak efisien untuk mengelola ruang penyimpanan peralatan kantor.
Masalah pertama dengan lemari persediaan terbuka adalah pelacakan. Jika karyawan dapat mengambil apa pun yang mereka butuhkan kapan saja, sulit untuk menyimpan catatan stok terkini. Beberapa perusahaan bahkan menggunakan log yang diharapkan digunakan karyawan setiap kali mereka mengambil persediaan.
Baca Juga: Apa Itu Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis serta Fungsinya
Namun, metode ini pun bisa menjadi tidak efisien jika karyawan tidak dilatih dengan benar tentang cara melacak perlengkapan kantor. Atau jika mereka lalai memasukkan apa yang mereka ambil di log karena mereka terburu-buru atau mereka lupa.
Tipsnya, pekerjakanlah satu orang (atau sekelompok kecil orang) sebagai manajer kantor atau resepsionis yang bertanggung jawab untuk mengelola dokumen hidup yang berisi daftar inventaris terkini yang lebih akurat. Dengan demikian, Anda bisa mencegah penyusutan dan mencegah karyawan mengambil lebih dari yang sebenarnya mereka butuhkan.
Tempatkan peralatan sehari-hari yang lebih kecil seperti pulpen, staples, board marker, dan sejenisnya di area yang mudah diakses. Inventarisasi jenis produk ini setiap minggu dan lakukan pemesanan saat barang mulai menipis.
Dan ketika seorang anggota staf membutuhkan barang yang lebih besar seperti keyboard, kursi, atau meja, mintalah mereka untuk mengajukan permintaan kepada manajer inventaris untuk update daftar persediaan.
Atau jika Anda memiliki budget lebih, berinvestasilah pada mesin penjual otomatis industri. Mesin ini dapat mengeluarkan berbagai item, termasuk peralatan, APD, atau perlengkapan kantor. Penggunaannya pun dapat dilacak melalui kode karyawan atau menggesek kartu ID.
2. Buat Prosedur Tertulis
Tips lain untuk mengelola inventaris kantor agar konsumsi lebih efisien adalah dengan membuat prosedur tertulis. Prosedur tertulis untuk manajemen inventaris kantor dapat membantu mengendalikan aliran pasokan.
Cara ini dapat membantu semua karyawan memahami cara mendapatkan persediaan yang mereka butuhkan. Prosedur tertulis juga dapat membantu mengidentifikasi masalah pelatihan dan memantau kepatuhan terhadap kebijakan.
3. Lacak dan Kelompokkan
Cara lain untuk mengelola inventaris kantor untuk memastikan persediaan tetap tersedia adalah dengan melakukan pelacakan dan pengelompokan. Pelacakan berarti menyimpan log atau spreadsheet dari apa yang Anda beli, seberapa cepat digunakan, dan seberapa sering Anda restok.
Ada beberapa cara untuk melacak inventaris Anda. Anda dapat melakukannya secara manual, melalui software pelacakan atau mengalihdayakannya ke vendor kontrol inventaris.
Kemudian, mengelompokkan barang-barang dalam kategori yang sama juga merupakan salah satu metode yang membantu pengguna menemukan dan melacak perlengkapan kantor. Misalnya, kategori ATK, seperti pulpen, pensil, spidol, dan stabilo.
Ini tidak hanya membantu pelacakan, tetapi organisasi yang lebih baik membantu menghemat waktu dalam menemukan barang. Ketika barang hampir habis, jadi restocking lebih mudah dan lebih akurat.
Baca Juga: Apa itu Produktivitas dan Faktor-Faktor yang Mempengaruhinya
4. Tetapkan Tanggal Pemesanan Ulang
Tahukah Anda berapa banyak kertas yang Anda gunakan dalam seminggu? Berapa banyak pulpen hitam yang harus Anda ganti dalam sebulan? Dan berapa lama waktu yang dibutuhkan vendor untuk memenuhi pesanan? Untuk memastikan ketersediaan peralatan, Anda bisa menetapkan tanggal pemesanan ulang untuk perlengkapan kantor.
Rumusnya memberitahu Anda berapa banyak Anda menggunakan setiap item dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengganti item. Dengan begitu, Anda bisa tahu berapa banyak yang harus disimpan dan kapan waktunya untuk memesan.
Demikianlah beberapa tips mengelola inventaris kantor yang bisa Anda terapkan. Melalui inventaris yang terkelola, Anda bisa menciptakan transparansi, akuntabilitas, serta menghemat anggaran perusahaan untuk keperluan kantor.
Nikmati sensasi kenikmatan vaping dengan liquid vape EMKAY Frizz Happy Sour. Pesan sekarang dan temukan kelezatan baru setiap hirupan!